روابط عمومي خودكار 

امروزه درسرتاسرجهان به سختي  مي توان سازماني يافت كه بدون توجه به اصول نوين روابط عمومي ، امور ارتباطي خود را به نيروي انساني سپرده باشد . برقراري ارتباط صميمانه و موثر در جهت جلب رضايت و اعتماد مشتريان و مشتركين ، چنان نقشي در موفقيت سازمانها ايفا مي كند كه هيچ  يك از مديران حاضر به چشم پوشي از آن  نيستند

PRAS20  سيستم مجتمع روابط عمومي خودكار است كه به راحتي بر اساس نياز كارفرما سازماندهي و پيكربندي مي شود ‏، تا كليه تماس هاي سازمان دقيقا به دلخواه مديران آن هدايت شود .

سيستم اطلاع رساني گويا مدل PRAS20 مي تواند :  

ارائه همزمان اين امكانات از چهار تا بيست خط ارتباطي ، در تمامي ساعات شبانه روز و در كليه روز هاي هفته  به طور هماهنگ و موثر  به چه تعداد نيروي انساني آموزش ديده احتياج دارد ؟

نمودار عملكرد  سيستم به منظور آشنايي كلي در شكل  نشان داده شده است:

سيستم روابط عمومی خودکار می تواند شامل موارد ذيل باشد:      bm

1- بانك اطلاعات گويا

2- پاسخگويی  فوري به سوالات

3- پست صوتي

4- ارسال و دريافت دورنگار

از مزايای عمده اين سيستم می توان به اين موارد اشاره کرد:

سهولت كاربري و سازماندهي  سيستم

PRAS20 به ساده‌ترين روش يعني بكارگيري محيط گرافيكي، جهت معرفي و سازماندهي امكانات خود، منطبق با نياز خريدار برنامه‌ريزي شده و در مدت چند ساعت راه‌اندازي خواهد شد.

سهولت ايجاد يا ويرايش فايل هاي گفتاري:

جملات مورد نياز سازمان براحتي از طريق رايانه ، ميكروفون و گوشي تلفن قابل ضبط يا تغيير توسط خريدار مي‌باشد.

سهولت سازماندهي روند تماس ها:

 سيستم PRAS20 بگونه‌اي طراحي شده است كه تغيير در سناريوي روند تماسها حتي در حين كار نيز ميسر مي‌باشد  bmk2

امكانات  سخت افزاري 

امكانات گسترده سيستم PRAS20   متكي بر مجموعه  قدرتمند سخت افزاري ILIC400   فراهم شده است.

اين مجموعه همان طور كه شکل آن در تصوير شماره 2 آمده است ، توان پشتيباني  بيست كانال ارتباطي را دارد و عناصر تشكيل دهنده آن عبارتند از:

1. واحد چهار كاناله ILIC  مادر 

2. واحد هاي چهار كاناله ILIC  مباشر ( در مجموع ، داراي بيش از 4 كانال ارتباطي استفاده مي شود )

3. رايانه ناظر جانبي

امكاناتي همچون :

حداقل نيازمندي هاي رايانه سيستم PRAS20:

رايانه  ناظر جانبي براي همكاري با واحد هاي   ILIC  مادر و مباشر  نيازمند حداقل امكاناتي است كه  ليست آن در جدول شماره 1 آمده است :

جدول شماره 1

بانک اطلاعات گویا:  B1

PRAS20 پس از خوش آمد گويی و در صورت انتخاب، بانک اطلاعات طبقه بندی شده را به طور گويا در اختيار تماس گيرنده قرار می دهد. اين اطلاعات  مانند شرح کالاها ، خدمات ، ليست تعرفه ها ، قيمت ها و یا هر اطلاعات ديگری است که می تواند برای تماس گيرنده مفيد باشد را ارائه می دهد. ( برگشت)

پاسخگوی فوری به سوالات:  B2

PRAS20  قابليت دريافت اطلاعات از تمام پايگاههای داده (Data Base) استاندارد مانند Access , Sql , Oracle را دارا می باشد. ارائه پاسخ فوري  به سوالات تماس گيرندگان با استفاده از  پايگاه اطلاعاتي  سازمان از قابليت های برجسته و متمايز pras20 است که به ميزان زيادی از ترافيک  بخش های  مختلف سازمان خواهد كاست. با طرح سوال از طرف تماس گيرنده و  پس از كسب مشخصات لازم ، سيستم بي درنگ اقدام به جستجوي پاسخ  در پايگاه اطلاعاتي سازمان مي‌نمايد و با يافتن جواب، آن را  به صورت فايل گفتاري به تماس گيرنده اعلام مي دارد . به عنوان نمونه ، امروزه در ساختار هاي مدرن روابط عمومي پي گيري نامه هاي اداري  از طريق سيستم اطلاع رساني گويا  و پايگاه اطلاعاتي دبيرخانه   انجام مي پذيرد و تماس گيرنده  با وارد نمودن  شماره نامه خود ، از مسير ارجاع آن مطلع خواهد شد . ( برگشت)

ارسال و دريافت دورنگار:  B3

 دستیابی به  مستندات بانك اطلاعات از طريق دريافت دور نگار ‌، در كنار سيستم گويا ، انتخابي است كه سازمان به كمك PRAS20 در اختيار  تماس گيرندگان مي گذارد .    در هر يك از مراحل   ارتباط  با سيستم اطلاع رساني گويا ، تماس گيرنده مي تواند درخواست در يافت اطلاعات از طريق دورنگار را صادر  نمايد . در اين هنگام  سيستم از طريق همان خط ارتباطي ، متون متناسب با آن درخواست را كه  پيش از اين توسط سازمان آماده گشته است براي وي ارسال مي نمايد .

همچنين در صورتي كه تماس گيرنده بخواهد سوال يا درخواست خود را به صورت مكتوب در اختيار سازمان بگذارد مي تواند در هر زمان از طريق يكي از خطوط براي سيستم دورنگار ارسال  نمايد . ( برگشت)

پست صوتی:  B4

ايجاد و بهره برداری از امکانات صندوق های پست صوتی تنها راه حل سازمان هايی است که می خواهند ضمن برقراری ارتباط با مخاطبان در تمامی ساعات اداری و غير اداری ، در پاسخگويی به درخواستها و سوالات موردی آنها هدفمند و موثر عمل کنند . با بهره گيری از امکانات پست صوتی سيستم اطلاع رسانی گويا مدل PRAS20 هر يک از بخش های سازمان می توانند با ايجاد صندوق پست صوتی با مخاطبان خود ارتباط برقرار کنند و با فرصت کافی وبررسی های لازم به مطالبات و خواسته های آنان پاسخ دهند.  ( برگشت) bmk1

شکل شماره 2                ^

صندوق صوتی:  B5

تماس گيرنده می تواند بر حسب مورد، سوال يا خواسته خود را در صندوق پست صوتی واحد مربوطه ضبط نمايد و با دريافت کد سوال خويش از طرف سيستم ، در تماس بعدی با ارائه اين کد ، پاسخی که مسئول واحد به طور اختصاصی به این سوال داده است به صورت فايل گفتاری دريافت دارد .

به منظور توزيع حجم صندوق پست صوتی ميان تمام مخاطبان ، حد اکثر زمان مجاز پيغام قابل تنظيم می باشد . بدين ترتيب پس از اتمام ااين زمان سيستم از ضبط پيام تماس گيرنده خودداری می نمايد  ( برگشت)